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Testweise Überbuchung im Connectportal möglich

Testweise Überbuchung im Connectportal möglich

Screenshot Connectportal Meeting buchen
Um 3 Uhr ist noch alles frei… Jetzt sogar 700 Plätze. Screenshot: FernUniversität
Von Flugreisen und Hotels ist das Konzept bereits bekannt: Airlines und Hotelbetreibende arbeiten mit Überbuchungen, um ihre Kapazitäten möglichst gut auszulasten. Da in diesem Bereich häufig mit kurzfristigen Umbuchungen, Stornierungen und dem Nicht-Erscheinen von Kund*innen zu rechnen ist, werden mehr Plätze vergeben, als eigentlich vorhanden sind. Langjährige Erfahrung zeigt, dass zwischen 5 und 30% mehr Plätze gängige Praxis sind.

Ein ähnliches Konzept soll nun auch im Connectportal der FernUni getestet werden. Eine Analyse der Buchungs- und Belegungszahlen von Adobe Connect der letzten Monate hatte ergeben, dass bei teilweise 100% Buchung durchschnittlich nur ca. 50% der Plätze tatsächlich in den Meetings belegt werden. Dadurch können einige Meetings nicht gebucht werden, obwohl Plätze frei gewesen wären. Das Diagramm 1 illustriert diese Diskrepanzen. Die rote Linie zeigt die maximale Anzahl an Buchungen pro Tag. Dabei ist zu sehen, dass zwischen Ende Mai und Anfang August die Anzahl der Buchungen an vielen Tagen bei 100% lag. Die blaue Linie zeigt die maximale Auslastung der tatsächlich benötigten Plätze in Meetings pro Tag. Diese ist meist sehr viel geringer als die Zahl der Buchungen.

Buchungen und Belegungen bei Adobe Connect, Mai bis August 2020
Buchungen und Belegungen bei Adobe Connect, Mai bis August 2020. Grafik: FernUniversität

Auch bei der Analyse der einzelnen Veranstaltungen ergab sich ein ähnliches Bild, das durch Diagramm 2 verdeutlicht werden soll. Durchschnittlich 49% der gebuchten Plätze werden tatsächlich belegt, das Maximum lag bei 82%, das Minimum sogar nur bei 17%. Im Diagramm ist die Verteilungen auf unterschiedliche Prozentbereiche zu sehen.

Anteile Buchungen und Belegungen.
Anteile Buchungen und Belegungen. Grafik: FernUniversität

Die Gründe für den großen Unterschied zwischen Buchungen und tatsächlichen Belegungen sind sicherlich vielfältig. Gerade an der FernUni können Dozierende nicht immer genau planen, wieviele Teilnehmende tatsächlich in einem Meeting erscheinen, auch wenn sie sich zuvor angemeldet haben. Dadurch werden wahrscheinlich häufig zu hohe Platzzahlen gebucht, einfach um auf Nummer sicher zu gehen.

Um bei diesen Unsicherheiten trotzdem zu gewährleisten, dass sich die Auslastung der Connectlizenzen verbessert, sind ab sofort 700 Buchungsplätze im Connectportal ausgewiesen. Dies sind also 150 Plätze mehr als die eigentlich vorhandenen 550 Lizenzen. Diese Überbuchungsmöglichkeit soll nun in den kommenden Wochen getestet werden. Sollte sich herausstellen, dass diese Methode praktikabel ist, wird sie beibehalten. Wenn es allerdings Probleme geben sollte, werden wir uns mit anderen Lösungen beschäftigen.

Der Audimax-Raum in Adobe Connect mit 500 Plätzen steht darüber hinaus für große Veranstaltungen zur Verfügung.

Neben Connect werden an der FernUni noch zwei andere Videokonferenzsoftwares angeboten: Zoom und Teams. Diese sind als Ausweichlösungen geeignet oder aber für andere Szenarien, bei denen die Nutzung von Adobe Connect zu aufwändig ist, wie z. B. spontane Videomeetings, Besprechungen oder Online-Sprechstunden.

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