Kennen Sie schon… Lean Coffee?

Kaffeetasse mit Beschriftung "Begin" auf Tisch
Foto: Danielle MacInnes, Unsplash

Urspünglich dazu erdacht, langweilige und überbordende Meetings zu verbessern, kann die Lean Coffee Methode auch in bestimmten Lehrveranstaltungen genutzt werden. Das Lean Coffee ist eine Methode für Meetings, die aus dem Umfeld des Agilen Projektmanagements kommt und von Jim Benson und Jeremy Lightsmith [1] entwurfen wurde. Es geht dabei darum, ein Meeting zeitlich und inhaltlich zu strukturieren und dadurch effizienter zu machen.

Der Ablauf eines Lean Coffee ist in der Regel folgender, kann aber nach Belieben abgewandelt werden:

  1. Vor einem Lean Coffee müssen Moderationskarten, Stifte und eine Stoppuhr bereitgelegt und ein Kanban Board mit den drei Spalten “zu besprechen”, “in Diskussion” und “besprochen” o. ä. vorbereitet werden. Für das Kanban Board sollte im Meetingraum eine Flipchart oder ein magnetisches Whiteboard vorhanden sein. Bei einem Online-Meeting kann z. B. in Adobe Connect ein Whiteboard freigegeben werden (s. u.).
  2. Eine Moderatorin oder ein Moderator wird entweder im Vorfeld oder am Anfang des Meetings festgelegt.
  3. Am Anfang werden außerdem die Themen gesammelt, die im Lean Coffee besprochen werden sollen. Dabei können Themen entweder bereits vorher gesammelt worden sein und dann entsprechend durch weitere Themen ergänzt werden oder es wird ganz offen vorgegangen und Themen werden erst am Anfang des eigentlichen Meetings eingebracht. Jede*r Teilnehmende, die*der ein Thema vorgeschlagen hat, ist verantwortlich für das Thema. Die Themen werden von der Moderatorin oder dem Moderator auf Moderationskarten geschrieben.
  4. Die Themenverantwortlichen stellen nacheinander ihre Themen in einem Satz vor und geben eine Einschätzung, wieviel Zeit für das Thema eingeplant werden muss. Die Moderation sollte vorher eine Obergrenze für die Zeit festlegen.
  5. Die Priorisierung der Themen geschieht durch Abstimmung. Je nach Anzahl der gesammelten Themen bekommen die Teilnehmenden Stimmen in Form von z. B. 2-3 Klebepunkten, die sie auf die Themenkarten kleben können. Die Stimmen können auch kumuliert werden.
  6. Die Themen werden nun nach Anzahl der Stimmen sortiert in die Spalte “zu besprechen” eingeordnet. Dann beginnt die Besprechung des ersten Themas, das in die Rubrik “in Diskussion” verschoben wird. Die Stoppuhr wird auf die Zeit eingestellt, die vorher festgelegt wurde. Sollte diese Zeit abgelaufen sein, wird in der Gruppe abgestimmt, ob das Thema noch weiter behandelt werden soll oder nicht. Will die Mehrheit weiter machen, wird festgelegt, wieviele Minuten noch gebraucht werden.
  7. Wenn die Themen nach und nach abgearbeitet werden, kann es vorkommen, dass die niedriger priorisierten Themen nicht mehr behandelt werden können. Die Themenverantwortlichen können diese Themen dann beim nächsten Meeting noch einmal einbringen. Sollte das Meeting nicht zeitlich begrenzt sein, können natürlich alle Themen abgearbeitet werden.

Anpassungen für Lehrsituationen

Es scheint auf den ersten Blick nicht selbstverständlich zu sein, diese Methode in einer Lehrveranstaltung einzusetzen. Themen und Rollen sind nicht vorgegeben, die Zeitbschränkung ist restriktiv und eventuell können nicht alle Themen behandelt werden. Es gibt aber durchaus Lehrveranstaltungsformate wie zum Beispiel Kolloquien, in denen die Methode zielführend sein kann. Beispielsweise könnten bei der Vorstellung und Besprechung von Abschlussarbeiten die Methode so eingesetzt werden, dass alle Studierenden die gleiche Zeit zur Besprechung bekommen. Die Themen wäre in diesem Fall vorgegeben. Ebenso kann die Methode bei der Wiederholung von Inhalten vor einer Abschlussprüfung genutzt werden. Aber auch bei der Präsentation von Inhalten durch Studierende kann eine Zeitbeschränkung sinnvoll sein. So könnte die Lean Coffee Methode mit der Pecha Kucha Methode kombiniert werden, falls ein Lehrziel ist, den Studierenden die Kompetenz zu vermitteln, eine präzise und strukturierte Präsentation zu halten.

Die Voraussetzungen für die Anwendung der Methode in Lehrsituation sind die gleichen wie oben genannt. In Adobe Connect kann dabei ein Whiteboard freigegeben werden, in dem alle Teilnehmenden selbst zeichnen können. So können sie die Themen selbst auf Moderationskarten erstellen und Stimmen z. B. in Form von gemalten Punkten abgeben. Jede*r Teilnehmende sollte eine eigene Farbe wählen, damit sichergestellt werden kann, dass jede*r auch nur die vorgebene Anzahl von Punkten vergibt (natürlich bleibt Schummeln weiterhin möglich… 🙂). Der abschließende Screenshot zeigt ein Kanban Board in Connect.

Screenshot eines Kanban Boards in der Whiteboard-Freigabe in Adobe Connect
Kanban Board in der Whiteboard-Freigabe in Adobe Connect, Screenshot: FernUniversität

 

[1] vgl. https://agile-verwaltung.org/2016/08/18/aus-der-agilen-methodenkiste-lean-coffee-kollegialer-wissensaustausch-leicht-gemacht/

 

Weiterführende Links

Ausführliche Beschreibung des Lean Coffee Formats der Firma T2Informatik: https://t2informatik.de/wissen-kompakt/lean-coffee/

Ebenfalls ausführliche Beschreibung auf der Website agil-werden.de: https://www.agil-werden.de/methoden-fuer-lean-change-lean-coffee/

Erfahrungen mit Lean Coffee im Blog der Musterwandler: https://musterwandler-hochschulen.org/2019/04/24/lean-coffee-fur-teambesprechungen/

Methodensteckbrief

Voraussetzungen

  • Raumbuchung: Raum lediglich abhängig von Teilnehmendenzahl
  • Material:
    • Präsenz: Moderationsmaterial, Platz für Kanban Board (z. B. Flipchart, Pinnwand, Whiteboard o. ä.)
    • Online: gemeinsame Arbeitsfläche (z. B. Whiteboard-Freigabe in Adobe Connect)
  • Inhalte: Entscheidung, ob Inhalte vorgegeben oder durch Teilnehmende vorgeschlagen werden sollen und ob Inhalte vorher feststehen

Ablauf

  1. Themensammlung
  2. Voting für Reihenfolge
  3. Sortieren der Themen nach Stimmen auf Kanban Board
  4. “Abarbeiten” des Kanban Boards
  5. Sicherung der übrig gebliebenen Themen für den nächsten Durchgang

Ziele und Vorteile

  • hohe Aktivierung der Studierenden
  • effiziente Nutzung der Zeit durch strikte Vorgaben
  • hohe Strukturierung
  • demokratische Entscheidung bei den bearbeiteten Themen
  • Regeln zur Durchführung variabel

Nachteile

  • eignet sich nur für bestimmte Inhalte und Zielgruppen
  • längere Diskussionen meist nicht möglich

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