e-KOO Tipps & Tricks: Große Dateien austauschen

Das Problem taucht häufiger auf: Sie möchten eine Datei mit einer anderen Person teilen, sind sich aber unsicher, ob diese für den Versand per Mail nicht zu groß ist. Was ist in solchen Fällen zu tun? Die Lösung heißt: BSCW. Das Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, einen (temporären) Downloadlink zu der benötigten Datei zu erzeugen, den Sie direkt auch per Mail versenden können. Wir erklären Ihnen hier, wie Sie dabei vorgehen.

Loggen Sie sich unter https://bscw.fernuni-hagen.de mit Ihrem FernUni-Account (LDAP-Account) ein.

Anmeldemaske BSCW
Screenshot: FernUniversität

Rufen Sie Ihren Arbeitsbereich auf, indem Sie oben rechts auf das Haussymbol klicken (Schritt 1 im Bild).

Screenshot Arbeitsbereich BSCW
Screenshot: FernUniversität

Klicken Sie in der Menüzeile links oben auf “Dokument hochladen” (Schritt 2 im Bild) , wählen Sie das benötigte Dokument aus und laden es in den BSCW-Arbeitsbereich.

Screenshot Dokument in BSCW hochladen
Screenshot: FernUniversität

Sie werden nach beendeten Upload automatisch wieder zum Arbeitsbereich geführt. Dort sehen Sie jetzt das hochgeladene Dokument. In der gleichen Zeile mit dem Dokumentnamen finden Sie ein kleines, auf der Spitze stehendes Dreieck. Hierüber können Sie eine “Aktion” für das betreffende Dokument aufrufen. Wählen Sie durch Klick auf das Dreieck aus dem Kontextmenü “Senden an” und danach “E-Mail”.

Screenshot Kontextmenü Datei in BSCW
Screenshot: FernUniversität

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die E-Mail zum Versand des Dokumentenlink verfassen können. Wie in jedem anderen E-Mail-Editor auch, geben Sie die Adresse des*der Empfänger*in an, einen Betreff für die Nachricht und ggf. einen kurzen Nachrichtentext. Der*die Empfänger*in muss kein Mitglied der FernUniversität sein, sie können auch externe Mailadressen eintragen. Standardmäßig wird die Nachricht auch per “BCC” an Ihre eigene E-Mail-Adresse versendet. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie den Eintrag einfach löschen.

E-Mail mit Dokumentlink verfassen in BSCW
Screenshot: FernUniversität

Nun müssen Sie nur noch einstellen, dass für Ihre Datei ein Verweislink verschickt wird. Hierfür wählen Sie in dem im Screenshot hervorgehobenen Bereich unter dem Nachrichtentextfeld die Option “Als Verweis an alle Empfänger versenden”. Zusätzlich stellen Sie hier auch ein, für welchen Zeitraum (Minuten, Stunden, Tage oder Wochen) der Link verfügbar sein soll. (Beachten Sie allerdings, dass Sie keinen Wert unter 10 Minuten eintragen können, das lässt das System nicht zu, weil dies zu kurzfristig ist.)

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